10 najlepszych aplikacji do zarządzania projektami i zwiększających produktywność
TM
07.03.2018
Dla każdego wolnego zawodu bardzo ważne jest odpowiednie organizowanie zajęć i czasu pracy. Nie każdy ma na tyle silną wolę, by samemu wyznaczać sobie zadania i czas potrzebny na ich wykonanie, optymalizować pracę w taki sposób, by jak najwydajniej pożytkować godziny pracy. To co jeszcze kilkanaście lat temu wymagało od nas silnego charakteru, niezwykłego samozaparcia, obecnie możemy rozwiązać w banalny sposób - korzystając z licznych rozwiązań technologicznych, które będą nas motywować, pilnować i podliczać z wyznaczonych zadań i czasu.
Przyjrzyjmy się liście poniższych propozycji, które z powodzeniem wspomogą Cię w wyznaczaniu rytmu pracy, pomogą szacować czas niezbędny na wykonanie poszczególnych etapów i całych projektów. Dzięki nim być może lepiej nauczysz się oceniać czas niezbędny na wykonanie projektu dla danego klienta, a jak wiadomo - czas to pieniądz:
1. TMetric
TMetric — to time trackingowy system, który pozwala ci śledzić jak wykorzystałeś swój czas. Jest przydatnym narzędziem dla freelancerów, oraz dla firm i ich pracowników.
Wizualna oś czasu pokazuje ci jakie zadania wykonałeś i w jakim czasie. Dzięki niej możesz jednym spojrzeniem objąć wszystkie swoje działania i zaplanować produktywną pracę.
Oprócz tego ten serwis pozwala prześledzić efektywność finansową: zobaczysz które projekty były bardziej opłacalne – a które mniej. Niezależnie od tego czy jesteś szefem czy pracownikiem, wypłacasz pieniądze pracownikowi czy zarabiasz jako freelancer: będziesz widział czy ta praca ci się opłaca.
Aplikacja jest przeznaczona dla wsparcia pracy zespołu projektowego: będziesz widział postępy swoje i współpracowników (lub pracowników), nie wymagając od nich raportów. Idealne rozwiązanie, gdy chcesz pracować zdalnie!
Warto zaznaczyć, że aplikacja dostępna jest w wersji online, jako aplikacja dla Android i iOS, a także w wersjach laptopowych dla Windows, MacOS i Linux.
Aplikacja bardzo wydajnie organizuje czas, zwłaszcza freelancerom. Gdy pracujesz w domu istnieje wiele różnych rzeczy, które cię rozpraszając zjadając czas jaki przeznaczasz na pracę. Z pomocą TMetric potrafisz wyemilować takie sytuacje i maksymalnie wykorzystać czas przeznaczony na pracę.
Na koniec ostatnia zaleta, aplikacja jest zintegrowana z innymi popularnymi produktami jak Asana, Visual Studio, Trello, Github i wiele wiele innych.
2. Metoda Pomodoro
Nawet jeśli nigdy nie słyszałeś wcześniej tego terminu, Pomodoro — to technika produktywności, która pozwoli ci pracować w sprincie.
Nazwa pochodzi od czasomierza kuchiennego w kształcie pomidora, którego używał wynalazca, gdy wymyślił aplikację.
Sposób działania polega na wykonaniu jednego zadania przez określony czas (zazwyczaj 25 minut). Kiedy czas się kończy, zrób sobie przerwę 3-5 minut, a następnie powtórz proces. Po czterech interwałach można zrobić dłuższą przerwę 15-30 minut, przed powrotem do dalszej pracy.
Ta technika jest skuteczna, bo zmusza cię do skupienia się na jednym zadaniu. Ma również wbudowane przerwy, więc nie wypalasz się. Możesz stosować technikę Pomodoro razem z Toggl. Ponieważ usługa śledzenia czasu pokazuje upływ czasu w karcie przeglądarki, jest idealnym rozwiązaniem gdy pracujesz na swoim komputerze.
Alternatywnie możesz użyć E.gg Timer.
3. Evernote
Następnym narzędziem na naszej liście aplikacji zwiększających wydajność jest Evernote. Lubię korzystać z tej aplikacji jak z własnego zewnętrznego mózgu. Tutaj zapisuję i organizuję wszystkie ważne informacje o mojej firmie, projektach i prywatnych przedsięwzięciach.
Zasadniczo, Evernote pozwala robić notatki (tekst, obrazy, pliki dźwiękowe i inne) i organizować je w kolekcje. Wszystkie Twoje informacje można przeszukiwać (nawet pismo na obrazach) i synchronizować na twoich urządzeniach (tylko dwóch w wersji podstawowej). Firma oferuje wtyczkę do przeglądarki, która umożliwia dodawanie informacji z dowolnego miejsca w sieci.
Podstawowa wersja Evernote jest darmowa i wystarcza do większości działań.
4. Google Docs
Google oferuje pełnoprawny pakiet biurowy online. Tutaj możesz tworzyć pliki tekstowe, arkusze kalkulacyjne i prezentacje z dziesiątków szablonów. Udostępnisz je szybko swoim klientom, współpracownikom online albo pobierzesz w różnych formatach i zapisać na dysku.
Wszystkie twoje informacje są synchronizowane na używanych przez Ciebie urządzeniach — na laptopie, tablecie lub smartfonie. Masz możliwość skorzystać z wersji sieciowej, albo ze specjalnej aplikacji – przydatnej przy zarządzaniu plikami.
Usługa jest idealna do załatwienia formalności związanych z pracą twórczą. Plus: to nic nie kosztuje i jest powiązane z twoją skrzynką email! Darmowy pakiet narzędzi do zarządzania projektami to zawsze doskonała pomoc!
5. Trello
Trello to darmowe narzędzie do zarządzania projektami i pracą zespołową. Pozwala łatwo zorganizować toczące się projekty.
Trello organizuje twoją pracę za pomocą list, kart i tablic. Użytkownicy mogą dodawać komentarze, współpracować z innymi członkami zespołu i przeglądać stan projektu w skróconej formie.
Trello jest wygodny do pracy: możesz korzystać z wersji online dla przeglądarki, oraz z aplikacji mobilnej. Możesz mieć dostęp do projektów z każdego miejsca. Oprócz tego, masz moźliwość stworzyć własne tablice, żeby zorganizować swój czas i mogą one nie być dostępne dla innych użytkowników.
Plus: jest darmowy. Daj mu szansę:)
6. Slack
Slack to kolejne narzędzie pracy zespołowej. Jego celem jest organizowanie komunikacji zespołowej między kanałami. Slack dopuszcza przeszukiwanie archiwów wszystkich rozmów. Nawet nowy użytkownik kanału może wyszukiwać informacje we wcześniejszych rozmowach prowadzonych między członkami zespołu. Wiele firm z sukcesami używa go zamiast e-maili wewnętrznych.
Ponadto, Slack integruje się z innymi usługami, na przykład: Google Drive, Trello, Github i wieloma innymi. Dodane aplikacje sprawią, że twój zespół jest bardziej skoordynowany i pracuje szybciej, a to właśnie główny cel Slack. Alternatywnymi narzędziami są Rocket Chat, Ryver i Stride.
7. LastPass
Jako projektant stron internetowych na WordPress, zajmujący się kilkoma witrynami naraz, często musisz radzić sobie z mnóstwem loginów i haseł. Do tego dochodzą wszystkie Twoje hasła.
Co myślisz o tym, żeby ktoś pamiętał je za ciebie? LastPass zapisuje wszystkie dane dotyczące loginu, płatności, członkowstwa i inne twoje informacje. Te dane są zsynchronizowane na wszystkich twoich urządzeniach. Podczas dokonywania logowania lub zakupów, login i hasło będą automatycznie wypełniane z twojego profilu w LastPass. Usługa dostępna jest dla firm i użytkowników indywidualnych.
Wszystko co musisz pamiętać — to hasło do samej usługi. LastPass zapamięta za ciebie resztę.
8. Sketch
Jednym z narzędzi z którymi graficy i projektanci stron internetowych spędzają większość czasu jest Adobe Photoshop. Jest to pakiet do projektowania wszystkich rzeczy, drukowanych i cyfrowych.
Photoshop nie jest jedynym dzieckiem tego studia. Sketch jest alternatywą (dostępną tylko dla Mac), często dostaje entuzjastyczne recenzje, szczególnie w przypadku projektowania interfejsu użytkownika. Czyni to Sketch jednym z najlepszych narzędzi zwiększających produktywność dla projektantów.
Główne zalety Sketch to prosty i intuicyjny interfejs, możliwość łatwego ponownego użycia elementów oraz integracja z innymi aplikacjami i usługami. Oprogramowanie jest również bardziej przystępne niż rozwiązanie Adobe.
9. Asana
Próbować zrównoważyć duże projekty gdy musisz zarządzać i rozwijać swoją firmę – to trudne zadanie więc potrzebujesz dobrej aplikacji do zarządzania projektami, aby wszystko utrzymać w jednym miejscu. Asana jest idealnym rozwiązaniem, umożliwia zarządzanie całym projektem bez uciekania się do poczty elektronicznej.
Aplikacja jest dostępna w wersji online i mobilnej, więc zawsze będziesz miał ją pod ręką. Oprócz tego, masz możliwość połączyć Asanę z innymi narzędziami, jak naprzykład, Gmail, Slack czy DropBox.
10. Invision
Invision – to narzędzie do zarządzania projektami, przeznaczone dla freelancerów i zespołów projektowych. Z jego pomocą stworzysz interaktywne makiety i udostępnisz je swoim klientom, zapraszając ich do dyskusji i wyrażania opinii. Ta wieloplatformowa aplikacja jest niezbędna w przypadku projektów z wieloma fazami projektowania.
Z invision masz możliwość pracować nad pojedynczymi projektami, które zajmują jedną stronę, i nad wielkimi zadaniami, które można łączyć w szersze tematy. To niezbędne narzędzie dla projektantów porywa swoim interfejsem i już nigdy nie zachcesz się z nim pożegnać.
Podsumowanie
Oczywiście, samo uruchomienie tych aplikacji nie zrobi z Ciebie guru produktywności, przed Tobą jeszcze długa praktyka. Pozywyne skutki dobrych zachowań możesz osiągnąć tylko systematycznie pracując nad sobą i organizacją swojej pracy. Jeśli naprawdę chcesz być skuteczny w swojej pracy, to nie pomoże Ci nic, tylko Ty sam. Proponowane narzędzia to pierwszy krok w dobrym kierunku.
